Quy chế hoạt động tài chính của Ban Liên lạc họ Đồng thành phố Chí Linh

HỌ ĐỒNG VIỆT NAM
HỌ ĐỒNG TP. CHÍ LINH-T. HẢI DƯƠNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------

QUY CHẾ
HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH
CỦA BAN LIÊN LẠC HỌ ĐỒNG TP. CHÍ LINH, TỈNH HẢI DƯƠNG
(Sửa đổi lần thứ 6)
(Ban hành kèm theo quyết định số 02/QĐ-HĐCL, ngày 30/12/2024 của
Ban Liên lạc Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương)

Chương I.
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh
Ban Liên lạc họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương (sau đây gọi tắt là BLL) duy trì hoạt động thông qua việc xây dựng và vận hành Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện công tác tài chính
BLL thành lập một Ban chuyên trách về tài chính gọi là Ban Tài chính, có chức năng vận động, kêu gọi tài trợ, tổ chức xây dựng và quản lý Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh theo chế độ quản lí tài chính hiện hành của Nhà nước, theo qui định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương và Quy chế hoạt động tài chính của BLL họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương; đảm bảo đầy đủ, chính xác, phục vụ kịp thời các hoạt động của họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.

Chương II.
BAN TÀI CHÍNH

Điều 3. Nhiệm vụ của Ban Tài chính
1. Chủ động tham mưu đề xuất chủ trương biện pháp và các hình thức tạo nguồn tài chính cho các hoạt động của của BLL họ Đồng thành phố Chí Linh. Trực tiếp thực thi các giải pháp, phương thức vận động các tổ chức, doanh nghiệp, doanh nhân, cá nhân tài trợ cho quỹ.
2. Đề xuất điều chỉnh mức đóng góp phí hoạt động hàng năm của các chi họ và thành viên BLL để đảm bảo có đủ kinh phí chi cho các hoạt động của BLL Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương. Đôn đốc và thu đủ theo qui định.
3. Lập sổ sách, lập chứng từ thu, chi theo qui định; theo dõi, cập nhật thu chi Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương theo qui định chi tiêu và kế hoạch chi tiêu được Trưởng ban Liên lạc phê duyệt. Tất cả các việc thu chi của các Quỹ đều phải thực hiện trên nguyên tắc tài chính công khai theo đúng quy định của Nhà nước. Phải minh bạch trong thanh toán bằng các chứng từ hoá đơn, chứng từ theo quy định.
4. Hàng năm, Ban Tài chính phải có văn bản báo cáo BLL phê duyệt về quyết toán thu chi năm trước và về dự toán kinh phí hoạt động năm sau vào kỳ họp đầu tiên năm sau của năm báo cáo tài chính.
Điều 4: Công tác tài chính của Ban liên lạc
4.1. Tổ chức, nhân sự của Ban Tài chính
1. Ban Tài chính bao gồm Trưởng ban và các thành viên phụ trách kế toán tổng hợp, thủ quỹ.
2. Tùy vào tình hình hoạt động, Thường trực BLL sẽ điều chỉnh nhân sự trong Ban và phân công theo nhiệm vụ theo khả năng và điều kiện hoạt động của các thành viên sao cho phù hợp.
4.2. Lề lối làm việc.
1. Thành viên Ban Tài chính trực tiếp đảm nhận công việc cụ thể theo sự phân công của Trưởng Ban liên lạc, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình khi thực hiện công việc được giao.
2. Các khoản tiền thu, nhận được, phải cập nhật kịp thời vào Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.
3. Khi các bộ phận hoặc cá nhân thành viên BLL có yêu cầu chi, cần qua Trưởng ban Tài chính xem xét, chuyển báo cáo Trưởng Ban Liên lạc cho ý kiến thực hiện.
+ Với các nội dung chi nằm trong kế hoạch chi hàng năm đã được Thường trực BLL thông qua về chủ trương, người yêu cầu chi làm phiếu chi sau đó xin xác nhận duyệt chi của Trưởng Ban Liên lạc, sau đó gặp thủ quỹ để làm thủ tục rút tiền và báo kế toán vào sổ thu, chi, chi tiết đầy đủ kịp thời.
+ Với các khoản chi bất thường, đột xuất cần phải cập nhập đầy đủ chứng từ hóa đơn, vé xe, bảng kê,… chi phí (kế toán lập chứng từ chi, thủ quĩ xuất quỹ chi, người nhận tiền kí vào phiếu chi) gửi cho Ban Tài chính để cập nhập chứng từ, làm thủ tục trình Trưởng Ban Liên lạc duyệt chi. Kế toán cập nhập lên bản tổng hợp thu chi báo cáo định kỳ theo niên độ kế toán. Niên độ tài chính áp dụng từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
4. Các thành viên tận tình, tâm huyết, chủ động trong công việc được phân công; chấp hành đúng Quy chế tổ chức và hoạt động của họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương và Quy chế hoạt động tài chính của Ban Liên lạc họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương; thực hiện đúng qui định của pháp luật, chính sách của Nhà nước về tài chính .

Chương III.
CÁC QUY ĐỊNH VỀ THU

Điều 5: Nguồn thu
1. Thu từ phí đóng góp của các chi họ tham gia BLL Họ Đồng thành phố Chí Linh.
+ Định mức thu: 1.000.000 đồng/chi họ/năm. Tùy tình hình thực tế hằng năm, Thường trực BLL sẽ điều chỉnh định mức thu, cũng như quyết định điều chỉnh mức thu các trường hợp ngoại lệ, đặc biệt cho phù hợp.
+ Thời gian thu: Trước ngày 01 tháng 3 âm lịch hàng năm.
+ Đối tượng thu: Các chi họ tham gia Ban Liên lạc Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.
2. Thu từ sự đóng góp của các thành viên BLL Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.
+ Định mức thu: 1.000.000 đồng/thành viên/năm. Tùy tình hình thực tế hằng năm, Thường trực BLL sẽ điều chỉnh định mức thu, cũng như quyết định điều chỉnh mức thu các trường hợp ngoại lệ, đặc biệt cho phù hợp.
+ Thời gian thu: Trước ngày 01 tháng 3 âm lịch hàng năm.
+ Đối tượng thu: Thành viên BLL Họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.
3. Thu từ tiền ủng hộ hoặc tài trợ của các cá nhân và tập thể trong và ngoài dòng họ, các tổ chức đoàn thể, các doanh nghiệp trong nước và ở nước ngoài .
4. Thu từ tiền bán các ấn phẩm, quảng cáo trên các trang thông tin, tài liệu do BLL chủ trì biên soạn và phát hành (nếu có).
5. Các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của Pháp luật.
Điều 6: Hình thức thu:
6.1. Với các khoản thu, Ban Tài chính trực tiếp thu, có kí nhận của người nộp vào sổ thu hoặc phiếu thu.
6.2. Mọi nguồn thu dù lớn hay nhỏ từ bất cứ hình thức nào đều được thể hiện qua chứng từ thu theo qui định. Các khoản thu đều phải gửi kịp thời Quỹ họ Đồng thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương.

Chương IV.
CÁC QUY ĐỊNH VỀ CHI

Điều 7: Chi cho việc tổ chức các hoạt động của BLL

STT	Hạng mục	Định mức chi	Ghi chú
01.	Tham gia Lễ cầu siêu và gặt mặt họ Đồng toàn quốc; các sự kiện, hoạt động do BLL họ Đồng Việt Nam tổ chức.	Định mức chi: 2.000.000đ/lần. Trong đó, kinh phí dùng để sắm lễ, mua lẵng hoa và công đức/đóng góp cho Ban Tổ chức.	+ Tiền ăn nghỉ thành viên tham gia tự túc kinh phí; chi phí đi lại thực hiện theo định mức của BLL. + Với các hoạt động, chi phí phát sinh cần được Thường trực BLL thống nhất trước khi duyệt chi.
02.	Tổ chức Ngày truyền thống họ Đồng Chí Linh hằng năm nhân lễ dâng hương tưởng niệm ngày mất của thiền sư Pháp Loa Đồng Kiên Cương (ngày 3 tháng 3 âm lịch hàng năm) tại chùa Thanh Mai.	+ Định mức chi: 1.000.000đ/lần. Trong đó: - Tiền công đức tại chùa Thanh Mai: 500.000 đồng/lần. - Tiền mua lễ dâng hương 500.000 đồng/lần.	+ Chi phí đi lại thành viên tham gia tự túc kinh phí. + Chi phí tiếp khách nếu phát sinh căn cứ mục 7.9. + Các chi phí khác, nếu phát sinh cần có sự đồng ý của Thường trực BLL.
03.	Tham dự Đại hội, các buổi hội nghị, hội thảo, gặp mặt, tổng kết,… của các chi họ khác mời BLL	+ Định mức chi: 800.000đ/lần. Trong đó 500.000đ sử dụng để mua lẵng hoa, 300.000đ để đóng góp cho Ban Tổ chức. + Nếu đoàn có từ 02 người trở lên, các thành viên tham dự đóng góp thêm để bảo định mức đóng góp 300.000đ/đại biểu cho Ban Tổ chức.	+ Chí phí ăn nghỉ và đi lại trên địa bàn thành phố Chí Linh thành viên tham gia tự túc. + Chi phí đi lại ngoài địa bàn thành phố Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL.
04.	Tham dự giỗ tổ các chi họ mời BLL	+ Định mức chi: 500.000đ/lần sử dụng để mua lễ + Các thành viên tham dự đóng góp 300.000đ/thành viên.	+ Chí phí ăn nghỉ và đi lại trên địa bàn thành phố Chí Linh thành viên tham gia tự túc. + Chi phí đi lại ngoài địa bàn thành phố Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL.
05.	Tham dự khánh thành nhà thờ các chi họ mời BLL	+ Định mức chi: 1.000.000đ/lần sử dụng để mua lễ và lẵng hoa. + Các thành viên tham dự đóng góp 300.000đ/thành viên.	+ Chí phí ăn nghỉ và đi lại trên địa bàn thành phố Chí Linh thành viên tham gia tự túc. + Chi phí đi lại ngoài địa bàn thành phố Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL.
06.	Tổ chức gặp mặt, hội nghị, hội thảo, gặp mặt, tổng kết, tiếp khách	+ Định mức chi: - Các khoản chi liên quan đến tổ chức sự kiện: Thuê địa điểm, làm phông chữ, khẩu hiệu, in tài liệu,..: chi theo hoá đơn thực tế. Nội dung chi cần được Thường trực BLL thống nhất trước khi chi. - Chi ăn uống, tiếp khách: Không quá 150.000đ/trường hợp khách lẻ và không quá 2.000.000 đồng/đoàn.	+ Chỉ chi cho các trường hợp được BLL mời và trong thành phần đoàn BLL tiếp khách, các trường hợp khác tự túc. + Các khoản chi tiếp khách vượt dự toán, Thường trực BLL chủ động cân đối để không ảnh hưởng đến quỹ hoạt động của BLL.
07.	Dâng hương tại nhà thờ các chi họ khi BLL tổ chức hội nghị, sự kiện tại các địa điểm này.	Định mức chi: 200.000 đồng/lần sử dụng sắm lễ hoặc công đức khi dâng hương tại nhà thờ.	-
08.	Hỗ trợ chi phí đi lại cho các đoàn thành viên BLL được cử tham gia các hoạt động do các chi họ, đơn vị khác mời BLL.	Chi theo hóa đơn thực tế nhưng không quá định mức dành cho các khu vực: + Khu vực 1: Từ Thành Hóa trở ra không quá 1.000.000đ/đoàn/lần. + Khu vực 2: Từ Nghệ An – Quảng Bình không quá 2.000.000đ/đoàn/lần. + Khu vực 3: Từ Quảng Trị trở vào nam không quá 3.000.000đ/đoàn/lần.	Chí phí đi lại trên địa bàn thành phố Chí Linh thành viên tham gia tự túc.
09.	Tặng thưởng giấy khen của BLL họ Đồng TP. Chí Linh, tỉnh Hải Dương và BLL họ Đồng Việt Nam	1. Trao tặng giấy khen của BLL họ Đồng TP. Chí Linh: + Chi phí in giấy khen: 50.000đ/trường hợp. + Tiền thưởng: 200.000đ/trường hợp. 2. Trao tặng giấy khen của BLL họ Đồng Việt Nam: + Chi phí in giấy khen (nếu có): 50.000đ/trường hợp. + Tiền thưởng: 300.000đ/trường hợp.	Danh sách người được khen thưởng căn cứ theo Quyết định khen thưởng.
10.	Duy trì website Họ Đồng Thành phố Chí Linh	+ Định mức chi: 1.000.000đ/năm bao gồm: phí gia hạn tiên miền theo quy định của nhà cung cấp, phí lưu trữ website (hosting, phí quản trị).	Thời gian thanh toán: Tháng 01 hàng năm.
11.	Cho cho việc in ấn, văn phòng phẩm, xuất bản Bản tin Họ Đồng Chí Linh hằng năm	Định mức chi: Chi theo hóa đơn thực tế.	Nội dung chi cần được sự đồng ý của Trưởng Ban liên lạc.
12.	Tặng quà bằng hiện vật như lá cờ truyền thống của dòng họ, lo-gô, kỷ niệm chương, bản tin, sách, băng đĩa,….	Chi theo hóa đơn thực tế, sau khi Thường trực BLL thống nhất.	Thực hiện theo chủ trương của Thường trực Ban Liên lạc.
13.	Các khoản chi khác	Chi theo sự thống nhất của Thường trực BLL.	Trong Trường hợp đột xuất chưa thể thống nhất trong Thường trực BLL, Trưởng Ban Liên lạc quyết định duyệt chi theo quy chế.

Điều 8: Chi cho thành viên các chi họ
8.1. Phúng viếng thành viên các chi họ Đồng trên địa bàn thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương qua đời.
+ Định mức chi: 500.000 đồng/ người qua đời. Kinh phí chi bao gồm: Vòng hoa và tiền phúng viếng.
+ Đối tượng chi: Con trai, con dâu, con gái đang theo giỗ các chi họ từ đủ 18 tuổi trở lên. Các chi họ chủ động lựa chọn đối tượng thăm viếng và chịu trách nhiệm trước BLL về việc tổ chức hoạt động thăm viếng này.
+ Thành phần thăm viếng:
- Người qua đời thường trú tại thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương: BLL tổ chức đoàn viếng gồm thành viên BLL và đại diện chi họ tại địa phương.
- Người qua đời thường trú ngoài thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương: Tùy trường hợp, Thường trực BLL sẽ sắp xếp cử đoàn viếng, ủy quyền cho chi họ tổ chức viếng hoặc gửi tiền phúng viếng theo quy định.
+ Quy định khác: Để việc tổ chức thăm viếng được chu đáo, lịch sự và trang trọng, khi có tin buồn, đề nghị các chi họ thông báo sớm nhất có thể về thường trực BLL. Trường hợp quên không thông báo, hoặc thông báo muộn, quá giờ BLL không tổ chức được đoàn viếng, các chi họ hoàn toàn chịu trách nhiệm.
8.2. Trao thưởng khuyến học
+ Đối tượng và định mức chi:
- Các cháu là thành viên các chi họ Đồng trên địa bàn thành phố đạt thành tích trong các Cuộc thi của ngành giáo dục:

STT	Quy định thưởng	Giải nhất	Giải nhì	Giải ba	Khuyến khích
1.	Cấp huyện	400.000đ	300.000đ	200.000đ	100.000đ
2.	Cấp tỉnh	500.000đ	400.000đ	300.000đ	200.000đ
3.	Toàn quốc	600.000đ	500.000đ	400.000đ	300.000đ
4.	Quốc tế	700.000đ	600.000đ	500.000đ	400.000đ

- Trúng tuyển Đại học chính quy từ 21 điểm trở lên: 300.000đ/cháu.
- Tốt nghiệp Đại học bằng Giỏi, Xuất sắc: 500.000đ/trường hợp.
- Vinh danh Thạc sĩ: 500.000đ/trường hợp.
- Vinh danh Phó Giáo sư, Giáo sư, Tiến sĩ: 1.000.000đ/trường hợp.
+ Thời gian tổ chức:
- Các cháu đạt giải trong các cuộc thi của ngành giáo dục, trúng tuyển Đại học: tháng 10 hoặc tháng 11 hàng năm
- Vinh danh Thạc sĩ, Tiến sĩ, Giáo sư: Theo tình hình thực tế.
+ Hồ sơ khen thưởng: Bản sao giấy khen, giấy chứng nhận thành tích, giấy báo trúng tuyển Đại học có ghi rõ số điểm trúng tuyển, bằng tốt nghiệp Đại học, Bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, Phó Giáo sư, Giáo sư
+ Hình thức khen thưởng: 01 giấy khen (ghi tổng hợp các thành tích đạt được): 50.000đ/trường hợp + Tổng số tiền trao thưởng khuyến học theo quy định.
8.3. Mừng thọ

STT	Hạng mục chi	Định mức chi	Ghi chú
01.	Mừng thọ các cụ tuổi 80, 85 tuổi	Định mức: 400.000đ/cụ/lần. Trong đó: - Bằng mừng thọ thọ, hoa chúc mừng: 200.000đ/cụ/lần. - Tiền mừng thọ: 200.000đ/cụ/lần.	Thực hiện khi mừng thọ tuổi 80, 85.
02.	Mừng thọ các cụ tuổi 90, 95 tuổi	Định mức: 500.000đ/cụ/lần. Trong đó: - Bằng mừng thọ thọ, hoa chúc mừng: 200.000đ/cụ/lần. - Tiền mừng thọ: 300.000đ/cụ/lần.	Thực hiện khi mừng thọ tuổi 90, 95.
03.	Mừng thọ các cụ 100 tuổi, từ 100 tuổi trở lên	Định mức: 700.000đ/cụ/lần. Trong đó: - Bằng mừng thọ, hoa chúc mừng: 200.000đ/cụ/lần. - Tiền mừng thọ: 500.000đ/cụ/lần.	Mỗi năm 1 lần.

+ Hồ sơ chúc thọ: Bằng mừng thọ của Hội Người cao tuổi Việt Nam/Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân có ghi rõ ngày, tháng, năm sinh.
+ Thời gian tổ chức: Tháng Giêng hàng năm.
8.4. Tri ân các gia đình chính sách nhân ngày 27/7 hàng năm
+ Đối tượng chi: Gia đình liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, nạn nhân chất độc da cam là thành viên các chi họ Đồng trên địa bàn thành phố Chí Linh.
+ Thời gian tổ chức: Vào dịp 27/7 hàng năm.
+ Kinh phí tổ chức: Hoạt động này được tổ chức dựa trên sự ủng hộ của các nhà tài trợ, mạnh thường quân, không sử dụng quỹ của họ Đồng thành phố Chí Linh. Vì vậy, căn cứ tình hình vận động hằng năm, BLL sẽ quyết định có tổ chức hay không tổ chức, nếu tổ chức thì định mức chi là bao nhiêu.

Điều 9: Chi cho thành viên BLL

STT	Hạng mục chi	Định mức chi	Ghi chú
01.	Bố mẹ thành viên BLL qua đời	Định mức chi: 1.000.000đ/lần. Trong đó: - Lẵng hoa của BLL trị giá 500.000đ - Tiền phúng viếng 500.000đ	Không thực hiện với thành viên BLL đã nghỉ hoạt động
02.	Vợ, chồng thành viên BLL qua đời; nguyên thành viên BLL qua đời	Định mức chi: 1.500.000đ/lần. Trong đó: - Lẵng hoa của BLL trị giá 500.000đ - Tiền phúng viếng 1.000.000đ	Không thực hiện với thành viên BLL đã nghỉ hoạt động
03.	Thăm hỏi vợ, chồng thành viên BLL, các ông Trưởng tộc, Chủ tịch Hội đồng Gia tộc các chi họ đau ốm.	Định mức chi: 500.000đ/người/năm.	- Áp dụng khi phải điều trị tại bệnh viện. - Không thực hiện với thành viên BLL đã nghỉ hoạt động
04.	Mừng thọ thành viên BLL 70, 75, 80, 85, 90, 95, 100 và trên 100 tuổi.	Định mức chi: 1.200.000đ/cụ/lần. Trong đó: - Bằng mừng thọ, hoa chúc mừng: 200.000đ/cụ/lần. - Tiền mừng thọ: 1.000.000đ/cụ/lần.	Không thực hiện với thành viên BLL đã nghỉ hoạt động.

Điều 10: Hình thức chi:
Thủ quỹ chỉ thanh toán khi có phiếu chi của Ban Tài chính phát hành có đầy đủ chữ ký của Người chi, Kế toán và Trưởng Ban Liên lạc.
Với các trường hợp ứng chi, chi đột xuất, cần có sự đồng ý của Trưởng Ban Liên lạc trước khi chi.
Với các khoản chi không có định mức cụ thể, khi làm thủ tục duyệt chi cần căn cứ trên hóa đơn hợp lệ theo quy định.
Mọi hoạt động tài chính được công khai minh bạch; báo cáo định kỳ 6 tháng/lần, Ban Tài chính có trách nhiệm báo cáo tình hình thu chi và tồn quĩ tại các hội nghị của BLL Họ Đồng thành phố Chí Linh.

Chương V.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11: Hiệu lực thi hành.
Quy chế này gồm 5 chương, 11 điều thay thế cho tất cả các quy chế, quy định liên quan đến quản lý thu, chi tài chính do BLL họ Đồng thành phố Chí Linh đã ban hành trước đây; Quy chế này được Thường trực BLL họ Đồng thành phố Chí Linh thảo luận và thông qua tại Hội nghị lần thứ nhất BLL họ Đồng TP Chí Linh nhiệm kỳ 2024-2029 ngày 29 tháng 12 năm 2024 và có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần điều chỉnh, Ban Tài chính báo cáo Thường trực Ban Liên lạc Họ Đồng thành phố Chí Linh nghiên cứu, thảo luận, thống nhất, điều chỉnh cho phù hợp./.

Ý kiến bạn đọc

Bạn cần đăng nhập với tư cách là Thành viên chính thức để có thể bình luận