Họ Đồng Chí Linh, thành phố Hải Phòng
Quy chế hoạt động tài chính của Ban Liên lạc họ Đồng thành phố Chí Linh
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH
CỦA BAN LIÊN LẠC HỌ ĐỒNG CHÍ LINH - TP. HẢI PHÒNG (Sửa đổi lần thứ 8) (Ban hành kèm theo Quyết định số 17/QĐ-HĐCL, ngày 23/8/2026 của Ban Liên lạc Họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng) Chương I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Quỹ hoạt động của Ban Liên lạc họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng 1. Quỹ họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng (sau đây gọi tắt là Quỹ) là nguồn tài chính được hình thành từ các khoản đóng góp tự nguyện của các chi họ, thành viên Ban Liên lạc; các khoản ủng hộ, tài trợ của tổ chức, cá nhân và các nguồn thu hợp pháp khác, nhằm bảo đảm kinh phí phục vụ hoạt động của Ban Liên lạc họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng (sau đây gọi tắt là BLL). 2. Quỹ được quản lý, sử dụng tập trung, thống nhất, đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, công khai và minh bạch theo Quy chế này và các quy định có liên quan. 3. Quỹ thuộc sự quản lý của BLL; việc thu, quản lý và sử dụng Quỹ do BLL thực hiện thông qua Ban Tài chính theo quy định tại Quy chế này. Điều 2. Nguyên tắc thực hiện công tác tài chính 1. Công tác tài chính của BLL được thực hiện theo nguyên tắc tự nguyện, công khai, minh bạch, đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả, phù hợp với Quy chế tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng và các quy định của pháp luật có liên quan. 2. Mọi khoản thu, chi của BLL phải được ghi chép, theo dõi đầy đủ, có chứng từ hoặc hồ sơ xác nhận phù hợp; bảo đảm xác định rõ nội dung thu, chi, người thực hiện và người có thẩm quyền phê duyệt. 3. Việc quản lý, sử dụng Quỹ phải bảo đảm cân đối giữa khả năng nguồn thu và nhu cầu chi; ưu tiên các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của BLL và các chế độ, chính sách đã được quy định trong Quy chế này. 4. BLL thành lập Ban Tài chính là bộ phận chuyên trách tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tài chính, có trách nhiệm quản lý, theo dõi, tổng hợp tình hình thu, chi Quỹ; thực hiện việc vận động đóng góp, ủng hộ, tài trợ và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của BLL. 5. Các khoản thu, chi và tình hình quản lý, sử dụng Quỹ phải được báo cáo và công khai theo quy định của Quy chế này. Chương II. BAN TÀI CHÍNH Điều 3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Tài chính 1. Chủ động tham mưu, đề xuất với Thường trực BLL các chủ trương, biện pháp và hình thức tạo nguồn tài chính phục vụ hoạt động của BLL; tổ chức thực hiện công tác vận động đóng góp, ủng hộ, tài trợ theo chủ trương và phân công của BLL. 2. Tham mưu, đề xuất mức đóng góp hằng năm của các chi họ và thành viên BLL; tổ chức thông báo, vận động và theo dõi việc đóng góp theo mức đã được BLL thống nhất. 3. Tổ chức quản lý, theo dõi, ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản thu, chi của Quỹ; lập và quản lý sổ sách, phiếu thu, phiếu chi và các hồ sơ, chứng từ có liên quan theo quy định của Quy chế này. 4. Kiểm tra hồ sơ, chứng từ đối với các khoản chi; tham mưu cho Trưởng BLL hoặc Thường trực BLL về việc phê duyệt các khoản chi theo thẩm quyền. 5. Thực hiện quản lý, theo dõi số dư Quỹ; bảo đảm các khoản thu được nộp đầy đủ, kịp thời vào Quỹ hoặc tài khoản của BLL; thực hiện thanh toán các khoản chi sau khi được phê duyệt. 6. Định kỳ báo cáo tình hình thu, chi và số dư Quỹ; thực hiện công khai tài chính theo quy định của Quy chế này. 7. Hằng năm, lập báo cáo quyết toán thu, chi của năm trước và dự toán kinh phí hoạt động của năm tiếp theo, trình BLL xem xét, thông qua tại kỳ họp đầu tiên của năm. 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác về tài chính theo sự phân công của BLL. Điều 4. Tổ chức và lề lối làm việc của Ban Tài chính 4.1. Tổ chức, nhân sự 1. Ban Tài chính gồm Trưởng Ban Tài chính và các thành viên phụ trách công tác kế toán, thủ quỹ và các nhiệm vụ tài chính khác theo yêu cầu hoạt động của BLL. 2. Trưởng Ban Tài chính chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Ban Tài chính; các thành viên chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công. 3. Việc phân công, điều chỉnh nhân sự Ban Tài chính do Thường trực BLL xem xét, quyết định, theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của BLL họ Đồng Chí Linh – TP. Hải Phòng. 4.2. Nguyên tắc và quy trình thực hiện 1. Ban Tài chính hoạt động theo nguyên tắc phân định rõ trách nhiệm giữa người đề nghị chi, người phê duyệt, kế toán và thủ quỹ; bảo đảm công khai, minh bạch và kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thu, chi. 2. Các khoản tiền thu, nhận được phải được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ, kịp thời và nộp vào Quỹ hoặc tài khoản của BLL theo quy định. 3. Đối với các khoản chi đã có trong dự toán hoặc thuộc các nội dung chi đã được quy định trong Quy chế này, người đề nghị chi lập hồ sơ đề nghị chi gửi Ban Tài chính kiểm tra, trình Trưởng BLL phê duyệt trước khi thực hiện. Sau khi được phê duyệt, kế toán lập chứng từ chi, thủ quỹ thực hiện thanh toán và người nhận tiền ký xác nhận; kế toán cập nhật đầy đủ vào sổ sách và lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định. 4. Đối với các khoản chi vượt định mức, ngoài dự toán hoặc chưa được quy định cụ thể trong Quy chế này, Ban Tài chính có trách nhiệm báo cáo, tham mưu để Thường trực BLL xem xét, quyết định trước khi thực hiện. 5. Đối với các khoản chi đột xuất, cấp thiết, Trưởng BLL có thể quyết định về chủ trương chi trước khi thực hiện; Ban Tài chính có trách nhiệm hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ và báo cáo Thường trực BLL theo quy định. 6. Đối với các khoản tạm ứng, người được giao nhiệm vụ phải sử dụng đúng mục đích và hoàn tất việc thanh toán, quyết toán trong thời hạn quy định; không thực hiện tạm ứng mới khi chưa hoàn tất quyết toán khoản tạm ứng trước, trừ trường hợp được Thường trực BLL chấp thuận. 7. Niên độ tài chính của BLL được tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hằng năm. 8. Thành viên Ban Tài chính có trách nhiệm thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, tuân thủ Quy chế tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Chí Linh – TP. Hải Phòng, Quy chế này và các quy định có liên quan; bảo đảm trung thực, khách quan, trách nhiệm, công khai và minh bạch trong thực hiện nhiệm vụ. CHƯƠNG III. CÁC QUY ĐỊNH VỀ THU Điều 5. Nguồn thu 1. Khoản đóng góp tự nguyện của các chi họ tham gia BLL + Mức đóng góp dự kiến: 1.000.000 đồng/chi họ/năm. + Thời gian vận động, tiếp nhận đóng góp: Trước ngày 01 tháng 3 âm lịch hằng năm. + Đối tượng đóng góp: Các chi họ tham gia BLL và tự nguyện đóng góp cho Quỹ. + Hằng năm, căn cứ tình hình hoạt động và khả năng cân đối của Quỹ, Ban Tài chính tham mưu, đề xuất mức đóng góp; Thường trực BLL xem xét, thống nhất mức đóng góp áp dụng trong năm. + Các trường hợp miễn, giảm hoặc có mức đóng góp khác do Thường trực BLL xem xét, quyết định. 2. Khoản đóng góp tự nguyện của thành viên BLL + Mức đóng góp dự kiến: 1.000.000 đồng/thành viên/năm. + Thời gian vận động, tiếp nhận đóng góp: Trước ngày 01 tháng 3 âm lịch hằng năm. + Đối tượng đóng góp: Thành viên BLL họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng. + Khoản đóng góp của chi họ và khoản đóng góp của thành viên BLL là các khoản đóng góp độc lập. 3. Khoản ủng hộ, tài trợ của tổ chức, cá nhân + Thu từ các khoản ủng hộ, tài trợ tự nguyện của các cá nhân, tập thể trong và ngoài dòng họ, các tổ chức, doanh nghiệp và các nguồn tài trợ hợp pháp khác trong và ngoài nước. + Trường hợp khoản ủng hộ, tài trợ có điều kiện hoặc có mục đích sử dụng cụ thể, việc tiếp nhận và sử dụng phải phù hợp với điều kiện tài trợ, quy định của pháp luật và được BLL chấp thuận. Ban Tài chính có trách nhiệm theo dõi riêng các khoản tài trợ có mục đích cụ thể và bảo đảm sử dụng đúng mục đích. + BLL có quyền từ chối tiếp nhận các khoản ủng hộ, tài trợ có điều kiện không phù hợp với tôn chỉ, mục đích, hoạt động hoặc ảnh hưởng đến uy tín của Họ Đồng Chí Linh. + Trường hợp ủng hộ, tài trợ bằng hiện vật, Ban Tài chính phối hợp với bộ phận tiếp nhận lập biên bản tiếp nhận, ghi rõ chủng loại, số lượng, tình trạng và giá trị (nếu có căn cứ xác định); tổ chức quản lý, sử dụng theo đúng mục đích. 4. Thu từ hoạt động bán ấn phẩm, quảng cáo + Thu từ tiền bán các ấn phẩm và hoạt động quảng cáo trên các trang thông tin, tài liệu do BLL chủ trì biên soạn, phát hành hoặc tổ chức thực hiện (nếu có). + Các khoản thu, chi liên quan đến hoạt động này phải được theo dõi, hạch toán riêng trong sổ sách và báo cáo thu, chi của BLL. 5. Các khoản thu hợp pháp khác Các khoản thu hợp pháp khác phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoạt động của Họ Đồng Chí Linh và quy định của pháp luật. Điều 6. Hình thức và quản lý các khoản thu 1. Các khoản thu được thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các hình thức phù hợp khác theo quy định. 2. Đối với khoản thu bằng tiền mặt, người nộp tiền ký xác nhận trên phiếu thu hoặc sổ thu. Đối với khoản thu bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch, sao kê hoặc xác nhận chuyển khoản là căn cứ ghi nhận khoản thu. 3. Mọi khoản thu, không phân biệt giá trị và hình thức thu, phải được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách và có chứng từ hoặc tài liệu xác nhận phù hợp. 4. Ban Tài chính có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi nhận và cập nhật đầy đủ, kịp thời các khoản thu vào sổ sách; phân loại các khoản thu theo từng nguồn và mục đích sử dụng. 5. Tiền mặt thu được phải được nộp vào Quỹ hoặc tài khoản của BLL trong thời hạn theo quy định; không được tự ý sử dụng tiền thu được cho các mục đích khác khi chưa được Thường trực BLL chấp thuận. 6. Các khoản thu có mục đích sử dụng cụ thể phải được theo dõi riêng và chỉ được sử dụng đúng mục đích đã xác định, trừ trường hợp người tài trợ có thỏa thuận khác phù hợp với quy định của pháp luật và được Thường trực BLL chấp thuận. Chương IV. CÁC QUY ĐỊNH VỀ CHI Điều 7. Chi cho việc tổ chức các hoạt động của BLL 1. Tham gia Lễ cầu siêu, gặp mặt họ Đồng toàn quốc và các sự kiện, hoạt động do BLL họ Đồng Việt Nam, BLL họ Đồng các tỉnh, thành phố tổ chức + Định mức chi: 2.000.000 đồng/lần. + Kinh phí được sử dụng để sắm lễ, mua lẵng hoa và công đức, đóng góp cho Ban Tổ chức. + Tiền ăn, nghỉ của thành viên tham gia do thành viên tự túc. + Chi phí đi lại thực hiện theo định mức được quy định tại Quy chế này. + Đối với các hoạt động có phát sinh khoản chi ngoài định mức, phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. 2. Tổ chức Ngày truyền thống họ Đồng Chí Linh hằng năm + Tổ chức nhân dịp Lễ dâng hương tưởng niệm ngày mất của Thiền sư Pháp Loa – Đồng Kiên Cương, vào ngày mùng 3 tháng 3 âm lịch hằng năm tại chùa Thanh Mai. + Định mức chi: 1.500.000 đồng/lần, sử dụng để mua lễ dâng hương tại 03 ban, mức 500.000 đồng/ban. + Trường hợp BLL được Ban Tổ chức lễ hội mời tham dự với tư cách đại biểu, việc chi thực hiện theo khoản 3 Điều này. + Các thành viên BLL và các chi họ tự túc chi khi đi lại khi tham gia sự kiện. + Chi phí tiếp khách, nếu phát sinh, thực hiện theo khoản 6 Điều này. + Các khoản chi khác phát sinh phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. 3. Tham dự đại hội, hội nghị, hội thảo, gặp mặt, tổng kết và các hoạt động khác do các chi họ mời BLL + Định mức chi: 800.000 đồng/lần, trong đó: - Mua lẵng hoa: 500.000 đồng; - Đóng góp cho Ban Tổ chức: 300.000 đồng. Trường hợp đoàn BLL tham dự từ 02 người trở lên, các thành viên tham dự đóng góp thêm để bảo đảm mức đóng góp 300.000 đồng/đại biểu cho Ban Tổ chức. + Chi phí ăn, nghỉ và đi lại trên địa bàn Chí Linh do thành viên tham gia tự túc. Chi phí đi lại ngoài địa bàn Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL. 4. Tham dự giỗ tổ các chi họ mời BLL + Định mức chi: 500.000 đồng/lần, sử dụng để mua lễ. + Các thành viên tham dự đóng góp 300.000 đồng/thành viên. + Chi phí ăn, nghỉ và đi lại trong khu vực Chí Linh do thành viên tham gia tự túc. Chi phí đi lại ngoài khu vực Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL. 5. Tham dự lễ khánh thành nhà thờ các chi họ mời BLL + Định mức chi: 1.000.000 đồng/lần, sử dụng để mua lễ và lẵng hoa. + Các thành viên tham dự đóng góp 300.000 đồng/thành viên. + Chi phí ăn, nghỉ và đi lại trên địa bàn Chí Linh do thành viên tham gia tự túc. Chi phí đi lại ngoài địa bàn Chí Linh thực hiện theo định mức của BLL. 6. Tổ chức gặp mặt, hội nghị, hội thảo, tổng kết và tiếp khách + Các khoản chi liên quan đến tổ chức sự kiện như thuê địa điểm, làm phông, khẩu hiệu, in tài liệu và các khoản chi phục vụ trực tiếp cho sự kiện được thanh toán theo hóa đơn, chứng từ thực tế. Nội dung và dự toán chi phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện + Chi ăn uống, tiếp khách: - Không quá 150.000 đồng/trường hợp khách lẻ; - Không quá 2.000.000 đồng/đoàn. + Chỉ thực hiện chi đối với khách được BLL mời và thuộc thành phần tiếp khách của BLL; các trường hợp khác tự túc. Trường hợp phát sinh nhu cầu vượt định mức, phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện; việc chi vượt chỉ được thực hiện khi bảo đảm khả năng cân đối của Quỹ. 7. Dâng hương tại nhà thờ các chi họ khi BLL tổ chức hội nghị, sự kiện + Định mức chi: 200.000 đồng/lần, sử dụng để mua lễ hoặc công đức khi dâng hương tại nhà thờ. + Việc chi thực hiện căn cứ chương trình, kế hoạch tổ chức hội nghị, sự kiện của BLL. 8. Hỗ trợ chi phí đi lại cho đoàn thành viên BLL được cử tham gia hoạt động do các chi họ, tổ chức, đơn vị khác mời + Chi phí đi lại được thanh toán theo hóa đơn, chứng từ thực tế nhưng không vượt quá các mức sau: - Khu vực 1: Từ Thanh Hóa trở ra: không quá 1.000.000 đồng/đoàn/lần. - Khu vực 2: Từ Nghệ An đến TP. Huế: không quá 2.000.000 đồng/đoàn/lần. - Khu vực 3: Từ TP. Đà Nẵng trở vào Nam: không quá 3.000.000 đồng/đoàn/lần. + Chi phí đi lại trên địa bàn Chí Linh do thành viên tham gia tự túc. + Trường hợp cần thiết phải sử dụng phương tiện khác hoặc phát sinh chi phí vượt định mức, phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. 9. Tặng thưởng giấy khen, bảng vàng vinh danh của BLL họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng, giấy khen của BLL họ Đồng TP. Hải Phòng, giấy khen của BLL họ Đồng Việt Nam và khen thưởng của các cơ quan nhà nước a) Đối tượng và phạm vi áp dụng + Chỉ áp dụng đối với thành viên BLL có thành tích được ghi nhận trong quá trình tham gia, đóng góp hoặc thực hiện các hoạt động của BLL họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng. + Việc khen thưởng, vinh danh phải có căn cứ xác định thành tích và được cấp có thẩm quyền quyết định hoặc công nhận. b) Mức chi + Giấy khen của BLL họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng: - Chi phí in giấy khen: 50.000 đồng/trường hợp; - Tiền thưởng: 200.000 đồng/trường hợp. + Bảng vàng vinh danh của BLL họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng: - Chi phí in, chế tác bảng vàng: 50.000 đồng/trường hợp; - Tiền thưởng: 500.000 đồng/trường hợp. + Giấy khen của BLL họ Đồng TP. Hải Phòng hoặc BLL họ Đồng Việt Nam: - Chi phí in giấy khen, nếu có: 50.000 đồng/trường hợp; - Tiền thưởng: 300.000 đồng/trường hợp. + Giấy khen, bằng khen, bằng vinh danh của cơ quan nhà nước cấp xã, phường, đặc khu: Tiền thưởng: 300.000 đồng/trường hợp. - Giấy khen, bằng khen, bằng vinh danh của cơ quan nhà nước cấp tỉnh, thành phố: Tiền thưởng: 500.000 đồng/trường hợp. - Giấy khen, bằng khen, bằng vinh danh của cơ quan nhà nước cấp quốc gia: Tiền thưởng: 1.000.000 đồng/trường hợp. c) Căn cứ khen thưởng, vinh danh + Danh sách cá nhân được khen thưởng, vinh danh phải căn cứ vào Quyết định khen thưởng, giấy khen, bằng khen, bằng vinh danh hoặc văn bản công nhận thành tích của cấp có thẩm quyền. + Trường hợp thành tích do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức khác khen thưởng, cá nhân được đề nghị nhận thưởng của BLL phải cung cấp bản sao giấy tờ chứng minh thành tích để Ban Tài chính làm căn cứ thanh toán. d) Nguyên tắc áp dụng + Chỉ khen thưởng, vinh danh đối với những thành tích có liên quan trực tiếp đến việc tham gia, đóng góp, thực hiện các chương trình, hoạt động của BLL họ Đồng Chí Linh - TP. Hải Phòng. + Không áp dụng chế độ thưởng theo khoản này đối với các thành tích cá nhân đạt được trong hoạt động chuyên môn, nghề nghiệp, học tập, công tác hoặc các hoạt động xã hội khác không liên quan đến hoạt động của BLL. + Trường hợp một thành tích đồng thời được nhiều cấp, nhiều tổ chức khen thưởng, mức thưởng được áp dụng theo cấp khen thưởng cao nhất, không cộng dồn các mức thưởng. + Việc chi thưởng phải phù hợp với khả năng tài chính và nguồn Quỹ của BLL tại thời điểm thực hiện. 10. Duy trì, quản trị website Họ Đồng Chí Linh + Định mức chi: 1.000.000 đồng/năm, bao gồm chi phí gia hạn tên miền theo quy định của nhà cung cấp, phí lưu trữ website (hosting) và các khoản phí quản trị cần thiết. + Thời gian thanh toán: tháng 01 hằng năm. + Trường hợp chi phí thực tế thay đổi theo giá của nhà cung cấp, Thường trực BLL xem xét, quyết định trên cơ sở khả năng tài chính của BLL. 11. Chi in ấn, văn phòng phẩm và xuất bản Bản tin Họ Đồng Chí Linh hằng năm + Chi theo hóa đơn, chứng từ thực tế. + Nội dung và mức chi phải được Trưởng BLL hoặc người được Trưởng BLL ủy quyền thống nhất trước khi thực hiện. + Việc in ấn, xuất bản phải bảo đảm tiết kiệm, phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của BLL. 12. Tặng quà bằng hiện vật + Các hiện vật như cờ truyền thống của dòng họ, logo, kỷ niệm chương, bản tin, sách, băng đĩa và các sản phẩm truyền thông khác được sử dụng để tặng các cá nhân, tập thể có đóng góp hoặc trong các hoạt động của BLL. + Định mức chi theo hóa đơn, chứng từ thực tế. Nội dung, số lượng và mức chi phải được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. + Việc tặng quà phải phù hợp với chủ trương, chương trình hoạt động của BLL và bảo đảm tiết kiệm. 13. Các khoản chi khác Đối với các khoản chi phục vụ hoạt động của BLL nhưng chưa được quy định cụ thể trong Quy chế này: + Thực hiện trên cơ sở dự toán, hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. + Trường hợp phát sinh đột xuất, cần giải quyết ngay và chưa thể tổ chức họp Thường trực BLL, Trưởng BLL được quyết định duyệt chi đối với khoản chi dưới 2.000.000 đồng (Hai triệu đồng) và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Khoản chi này phải được báo cáo tại cuộc họp gần nhất của Thường trực BLL. + Đối với khoản chi từ 2.000.000 đồng (Hai triệu đồng) trở lên, phải thông báo, xin ý kiến và được Thường trực BLL thống nhất trước khi thực hiện. + Các khoản chi theo quy định tại khoản này phải bảo đảm đúng mục đích, cần thiết, tiết kiệm, phù hợp với khả năng tài chính và nguồn Quỹ của BLL, đồng thời phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. Điều 8. Chi cho thành viên các chi họ 8.1. Phúng viếng thành viên các chi họ Đồng trên địa bàn Chí Linh, TP. Hải Phòng qua đời a) Định mức chi: Tổng mức chi phúng viếng không quá 500.000 đồng/trường hợp, bao gồm tiền phúng viếng và chi phí vòng hoa. b) Đối tượng: + Con trai, con dâu, con gái của các chi họ Đồng đang thực hiện việc thờ cúng, theo giỗ tại các chi họ, từ đủ 18 tuổi trở lên. + Các chi họ có trách nhiệm rà soát, xác định đối tượng thuộc diện được phúng viếng và thông báo kịp thời cho BLL. Việc tổ chức thăm viếng phải bảo đảm đúng đối tượng, đúng mức chi và phù hợp với quy định của Quy chế này. c) Thành phần đoàn viếng: + Đối với người qua đời thường trú tại khu vực Chí Linh, TP. Hải Phòng: BLL tổ chức đoàn viếng gồm đại diện BLL và đại diện chi họ tại địa phương. + Đối với người qua đời thường trú ngoài khu vực Chí Linh, TP. Hải Phòng: Căn cứ điều kiện thực tế, Thường trực BLL xem xét, quyết định hình thức thực hiện, gồm: cử đoàn viếng; ủy quyền cho chi họ tổ chức viếng; hoặc gửi tiền phúng viếng theo mức quy định. + Trường hợp ủy quyền cho chi họ tổ chức viếng, Ban Tài chính thực hiện thanh toán theo mức chi được duyệt và chi họ có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, báo cáo kết quả thực hiện với BLL. d) Thông báo tin buồn: + Khi có thành viên hoặc người thuộc đối tượng quy định tại điểm b qua đời, chi họ có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Thường trực BLL để chủ động xem xét, tổ chức thăm viếng. + Thông tin thông báo cần nêu rõ: họ và tên người qua đời; chi họ; mối quan hệ với chi họ; thời gian, địa điểm tổ chức tang lễ; địa chỉ nơi tổ chức tang lễ và thông tin liên hệ của người đại diện gia đình/chi họ. + Trường hợp chi họ không thông báo hoặc thông báo không kịp thời dẫn đến BLL không thể tổ chức đoàn viếng, BLL không chịu trách nhiệm về việc tổ chức đoàn viếng; chi họ chủ động thực hiện việc thăm viếng theo điều kiện thực tế. 8.2. Trao thưởng khuyến học a) Đối tượng: Các cháu là thành viên các chi họ Đồng thuộc khu vực Chí Linh, TP. Hải Phòng đạt thành tích trong các cuộc thi, kỳ thi thuộc hệ thống giáo dục hoặc được cơ quan có thẩm quyền công nhận. b) Mức thưởng + Đối với thành tích đạt được trong các cuộc thi, kỳ thi thuộc hệ thống giáo dục hoặc được cơ quan có thẩm quyền công nhận:
- Trúng tuyển đại học chính quy từ 21 điểm trở lên: 300.000 đồng/cháu. - Tốt nghiệp đại học loại Giỏi hoặc Xuất sắc: 500.000 đồng/trường hợp. - Đạt học vị Thạc sĩ: 500.000 đồng/trường hợp. - Đạt học vị Tiến sĩ hoặc được bổ nhiệm/công nhận chức danh Phó Giáo sư, Giáo sư: 1.000.000 đồng/trường hợp. c) Thời gian tổ chức + Hằng năm, vào tháng 10, BLL tổ chức trao thưởng khuyến học tập trung cho các cháu đạt tiêu chuẩn khen thưởng theo quy định. + Đối với các trường hợp phát sinh, bổ sung hoặc đặc biệt, việc xét và trao thưởng được thực hiện căn cứ tình hình thực tế và sau khi được Thường trực BLL xem xét, thống nhất. d) Hồ sơ: + Các chi họ có trách nhiệm rà soát, tổng hợp danh sách và lập hồ sơ đề nghị khen thưởng gửi Tiểu ban Khuyến học và Thi đua, Khen thưởng trước ngày 25/9 hằng năm. + Hồ sơ đề nghị khen thưởng phải có bản sao một trong các giấy tờ chứng minh thành tích tương ứng, gồm: Giấy khen; Giấy chứng nhận thành tích; Giấy báo trúng tuyển đại học có ghi rõ điểm trúng tuyển; Bằng tốt nghiệp đại học; Bằng Thạc sĩ; văn bằng hoặc quyết định công nhận học vị, chức danh Phó Giáo sư, Giáo sư, Tiến sĩ và các giấy tờ hợp lệ khác có liên quan. + Chi họ có trách nhiệm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn của danh sách, hồ sơ đề nghị khen thưởng. Các trường hợp gửi thiếu hồ sơ, không đúng thời hạn hoặc thông tin không chính xác, chi họ chịu trách nhiệm về việc đề nghị khen thưởng của mình. đ) Hình thức khen thưởng: + Mỗi trường hợp đủ điều kiện khen thưởng được trao 01 Giấy khen, trong đó có thể ghi tổng hợp các thành tích đạt được trong năm. Chi phí in Giấy khen: 50.000 đồng/trường hợp. + Tiền thưởng: thực hiện theo mức quy định tại điểm b khoản này. + Trường hợp một cá nhân đạt nhiều thành tích khác nhau trong cùng năm, được xem xét khen thưởng đối với từng thành tích đủ điều kiện. + Trường hợp một cá nhân đạt nhiều giải thưởng hoặc thành tích trùng lặp, cùng một nội dung hoặc cùng một cấp độ, chỉ áp dụng một mức thưởng cao nhất cho thành tích đó. 8.3. Mừng thọ a) Đối tượng mừng thọ Các cụ là thành viên, thuộc các chi họ Đồng tham gia BLL họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng, đủ độ tuổi mừng thọ theo quy định dưới đây. b) Mức chi mừng thọ
+ Tuổi để xét mừng thọ được xác định căn cứ vào ngày, tháng, năm sinh được ghi trên giấy tờ hợp lệ. Trường hợp cần thiết, Ban Tài chính hoặc bộ phận được BLL phân công có quyền yêu cầu bổ sung giấy tờ để xác minh. c) Hồ sơ đề nghị mừng thọ + Các chi họ có trách nhiệm rà soát, lập danh sách các cụ đủ điều kiện mừng thọ và gửi về BLL trước ngày 15 tháng Chạp hằng năm để Ban Tài chính và bộ phận được phân công tổng hợp, chuẩn bị tổ chức mừng thọ. + Hồ sơ đề nghị mừng thọ gồm bản sao Bằng mừng thọ của Hội Người cao tuổi Việt Nam hoặc giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tuổi. Trường hợp cần thiết, sử dụng giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ hợp pháp khác có ghi rõ ngày, tháng, năm sinh để xác nhận tuổi. + Các chi họ chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh và đối tượng đề nghị mừng thọ. d) Thời gian tổ chức + Việc mừng thọ được tổ chức vào tháng Giêng hằng năm, phù hợp với phong tục, điều kiện thực tế và kế hoạch hoạt động của BLL. + Trường hợp đặc biệt, việc tổ chức mừng thọ vào thời gian khác do Thường trực BLL xem xét, quyết định. đ) Hình thức tổ chức + Tùy tình hình thực tế, BLL có thể tổ chức mừng thọ theo một trong các hình thức sau: - Tổ chức mừng thọ tập trung do BLL chủ trì; - Phối hợp tổ chức cùng các Tổ dân phố, địa phương hoặc các đơn vị có liên quan; - Cử đại diện BLL đến trực tiếp gia đình để trao bằng mừng thọ, hoa và tiền mừng. + Việc lựa chọn hình thức tổ chức bảo đảm trang trọng, tiết kiệm, phù hợp với điều kiện thực tế và đối tượng được mừng thọ. 8.4. Tri ân các gia đình chính sách nhân ngày Thương bình liệt sĩ 27/7 a) Đối tượng: Gia đình liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, nạn nhân chất độc da cam là thành viên của các chi họ Đồng thuộc khu vực Chí Linh, TP. Hải Phòng. b) Thời gian và hình thức thực hiện + Hằng năm, nhân dịp kỷ niệm Ngày Thương binh - Liệt sĩ 27/7, BLL căn cứ điều kiện thực tế để xem xét tổ chức hoạt động thăm hỏi, tặng quà các gia đình chính sách. + Trong mỗi nhiệm kỳ, BLL phấn đấu tổ chức ít nhất một lần, ưu tiên thực hiện vào các năm chẵn gắn với các mốc kỷ niệm lớn của Đảng, Nhà nước và đất nước. + Hình thức thực hiện có thể là tổ chức thăm hỏi, tặng quà tập trung hoặc cử đại diện BLL đến thăm hỏi, tặng quà trực tiếp tại gia đình. c) Kinh phí và mức hỗ trợ + Kinh phí thực hiện được bảo đảm từ nguồn Quỹ của BLL và nguồn vận động, ủng hộ hợp pháp của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp, nhà tài trợ và các nguồn khác. + Căn cứ khả năng cân đối của Quỹ, kết quả vận động và tình hình thực tế, Thường trực BLL quyết định việc tổ chức, số lượng đối tượng, mức quà hoặc mức hỗ trợ đối với từng trường hợp. + Việc quản lý, tiếp nhận và sử dụng các khoản ủng hộ, tài trợ cho hoạt động phải được ghi nhận đầy đủ, công khai, minh bạch và sử dụng đúng mục đích. Điều 9. Chi cho thành viên BLL + Định mức chi:
Điều 10. Hình thức, thủ tục và nguyên tắc chi 1. Nguyên tắc thanh toán + Thủ quỹ chỉ thực hiện thanh toán khi có Phiếu chi do Ban Tài chính lập và được ký xác nhận đầy đủ theo quy định, gồm người đề nghị chi, kế toán và Trưởng BLL. + Đối với các khoản chi có hóa đơn, chứng từ, người đề nghị thanh toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. + Đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hóa đơn, chứng từ theo thông lệ của nhà cung cấp, được lập bảng kê/phiếu xác nhận chi, ghi rõ nội dung, số tiền, người nhận tiền và người đề nghị chi; Trưởng Ban Liên lạc phê duyệt. 2. Chi ứng trước và chi đột xuất + Đối với các trường hợp ứng chi hoặc khoản chi đột xuất, người thực hiện phải được Trưởng BLL đồng ý trước khi chi. + Sau khi hoàn thành công việc, người ứng chi có trách nhiệm hoàn thiện chứng từ và quyết toán với Ban Tài chính trong thời gian sớm nhất. 3. Các khoản chi không có định mức cụ thể Đối với các khoản chi chưa được quy định định mức cụ thể trong Quy chế này, việc duyệt chi phải căn cứ: + Sự cần thiết, phù hợp với mục đích hoạt động của BLL; + Khả năng cân đối của Quỹ; + Dự toán được phê duyệt hoặc sự thống nhất của Thường trực BLL; + Hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. 4. Công khai, minh bạch tài chính + Mọi hoạt động thu, chi của BLL phải bảo đảm công khai, minh bạch, tiết kiệm, đúng mục đích và đúng đối tượng. + Ban Tài chính có trách nhiệm: - Theo dõi đầy đủ các khoản thu, chi; - Lưu trữ chứng từ tài chính; - Báo cáo tình hình thu, chi và số dư Quỹ định kỳ 06 tháng một lần; - Báo cáo tại các hội nghị của BLL hoặc khi Thường trực BLL yêu cầu. 5. Trách nhiệm của người duyệt chi + Người duyệt chi chịu trách nhiệm về tính cần thiết, hợp lý và đúng quy định của khoản chi. + Trường hợp khoản chi không đúng mục đích, vượt thẩm quyền hoặc không tuân thủ Quy chế này thì người quyết định chi và người thực hiện chi phải chịu trách nhiệm trước BLL. 6. Điều chỉnh định mức chi + Các định mức chi trong Quy chế này có thể được điều chỉnh khi điều kiện kinh tế, giá cả hoặc khả năng tài chính của BLL thay đổi. + Việc điều chỉnh định mức phải được Thường trực BLL thống nhất và công bố trước khi áp dụng. Chương V. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 11. Hiệu lực thi hành 1. Quy chế này gồm 05 chương, 12 điều, quy định về nguyên tắc quản lý, sử dụng, thu, chi và công khai tài chính của Ban Liên lạc họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng. 2. Quy chế này thay thế toàn bộ các quy chế, quy định trước đây của Ban Liên lạc họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng về quản lý, thu, chi và sử dụng kinh phí. 3. Quy chế được Hội nghị Thường trực Ban Liên lạc họ Đồng Chí Linh, TP. Hải Phòng ngày 23/8/2026 thông qua và có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua. 4. Các quy định trước đây trái với Quy chế này đều hết hiệu lực kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực. Điều 12. Tổ chức thực hiện và sửa đổi, bổ sung Quy chế 1. Ban Tài chính, các thành viên Ban Liên lạc, các chi họ và các tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này. 2. Ban Tài chính có trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện; tổng hợp những khó khăn, vướng mắc và các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý, thu, chi tài chính để báo cáo Thường trực Ban Liên lạc xem xét, giải quyết. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung chưa phù hợp hoặc cần sửa đổi, bổ sung, Ban Tài chính báo cáo Thường trực Ban Liên lạc để nghiên cứu, thảo luận và thống nhất điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế và khả năng tài chính của BLL. 4. Việc sửa đổi, bổ sung các nội dung của Quy chế phải được Thường trực Ban Liên lạc thống nhất trước khi áp dụng. Trường hợp sửa đổi, bổ sung những nội dung cơ bản, ảnh hưởng đến nguyên tắc quản lý, sử dụng Quỹ thì báo cáo Ban Liên lạc xem xét, quyết định. 5 Những nội dung chưa được quy định trong Quy chế này được thực hiện theo quyết định của Thường trực Ban Liên lạc trên cơ sở bảo đảm đúng mục đích, tiết kiệm, công khai, minh bạch và phù hợp với khả năng tài chính của BLL./. BAN LIÊN LẠC HỌ ĐỒNG CHÍ LINH – TP. HẢI PHÒNG [1] Khi Ban Liên lạc tổ chức thăm vợ hoặc chồng của thành viên Ban Liên lạc bị ốm, mỗi thành viên Ban Liên lạc đóng góp 100.000 đồng/người, cùng với kinh phí theo quy chế của Ban Liên lạc để tổ chức thăm hỏi, thể hiện tình cảm, sự quan tâm và tinh thần đoàn kết.
|
Ý kiến bạn đọc
Bạn cần đăng nhập với tư cách là Thành viên chính thức để có thể bình luận
Danh mục
BÀI VIẾT ĐƯỢC XEM NHIỀU
Các kênh thông tin họ Đồng Chí Linh
Thống kê truy cập
- Đang truy cập10
- Hôm nay1,982
- Tháng hiện tại8,911,474
- Tổng lượt truy cập10,534,485